Raportointi ja kirjanpito

Kirjanpito

Hankkeesta on pidettävä kirjaa, ja sen on oltava jämptiä alusta alkaen. Hankkeen kirjanpito toteutetaan aina osana tuensaajan kirjanpitoa siten, että kustannukset voidaan eriyttää muusta toiminnasta. Kirjanpito pidetään tuensaajan normaalin kirjanpidon yhteydessä omalla kustannuspaikallaan. Toisin sanoen hakijatahon normaalin kirjanpidon lomassa, mutta eriytettynä hakijan muusta toiminnasta niin, että hankkeen kustannukset ovat helposti erotettavissa tuensaajan muun toiminnan kustannuksista. Kirjanpidon tulee täyttää kirjanpitolain edellyttämät vaatimukset. Varsinkin isolle hankkeelle kannattaa avata oma pankkitili, joka helpottaa menojen ja tulojen seurantaa.

Hankepäiväkirja

Hyvä käytäntö on pitää hankkeen alusta asti hankepäiväkirjaa, mihin merkitään hankeen edistymiseen liittyviä asioita, päivämääriä, osallistujamääriä, tehtyjä toimenpiteitä ym. Näitä tietoja tarvitaan myös maksatuksen yhteydessä tehtävän raportoinnin ja vuosiraportoinnin yhteydessä, joten päiväkirjan pito kannattaa ottaa käytännöksi. Kaikki hankkeet päättyvät aikanaan ja loppuraportointia varten pitää muistaa, mitä hankkeen toimiaikana hankkeessa on tehty. Hankkeeseen palkattujen henkilöiden on aina pidettävä tehdyistä töistä tuntikirjanpitoa. Se liitetään maksatushakemuksen liitteeksi.

Työpäiväkirja

Kaikkien hankkeeseen palkattujen henkilöiden on pidettävä työpäiväkirjaa, joka liitetään maksuhakemuksen yhteyteen.

Hankekansio

Virallisten asiapapereiden lisäksi hankekansiossa kannattaa säilyttää
kaikki hankkeeseen liittyvät muistiot, kokouspöytäkirjat, esitteet, lehtileikkeet
ja tärkeimmät sähköpostiviestit.

Vuosiraportti ja loppuraportti

Alle yhden vuoden kestävästä hankkeesta laaditaan loppuraportti viimeisen maksamishakemuksen yhteydessä. Monivuotisesta hankkeesta laaditaan loppuraportin lisäksi vuosiraportti. Vuosiraportti sisältää loppuraporttia vastaavat tiedot kuluneen vuoden ajalta, ja se toimitetaan Liiveriin 31.3 mennessä.

Loppuraportin sisältö:

toteuttajan nimi
hankkeen nimi ja hanketunnus
yhteenveto hankkeesta
hankkeen tavoitteet
hankkeen toteutus (toimenpiteet, aikataulu, resurssit, organisaatio, kustannukset ja rahoitus, raportointi ja seuranta, toteutusoletukset ja riskit)
yhteistyökumppanit
tulokset ja vaikutukset
esitykset jatkotoimenpiteiksi
allekirjoittajat ja päiväys

Seurantatietolomake

Eri hankkeille on omat seurantatietolomakkeet, jotka on toimitettava alle vuoden kestävissä hankkeissa toteutusajan päätyttyä, viimeistään viimeisen maksatushakemuksen yhteydessä. Yli vuoden kestävissä hankkeissa seurantatietolomakkeet toimitetaan Liiveriin kerran vuodessa, viimeistään 31.1. mennessä, jossa tiedot vuoden viimeisenä päivänä toteutuneen tilanteen mukaisena.

Maksatuksen yhteydessä tehtävä raportointi

Jokaisen maksamishakemuksen yhteyteen tarvitaan raportti, jossa tarkastellaan kyseisen maksatuskauden toimenpiteitä, resursseja, kustannuksia ja rahoitusta suhteessa hankesuunnitelmaan.